Смена офиса, переезд, всегда волнительное, финансово и энергозатратное дело. Но, при помощи ориентировочного чек-листа, можно избежать лишних трат и создать комфортное офисное помещение, с учетом всех пожеланий и требований к безопасности.
Что же следует знать, при переезде в новый офис, и какие условия должны быть в новом помещении?
Первое, что нужно сделать, это проверить количество входных дверей в здание, для минимизации скопления большего количества людей, пригодность лифтов в новом офисе и их грузоподъемность. Следующим пунктом нужно знать количесто розеток, расположение по по помещению и доступность подключения всех устройств.
Перед составлением договора аренда нового офиса необходимо убедится в следующих важных моментах:
Оснащение вентиляцией и кондиционированием
Вентиляция-глоток свежего воздуха, необходима в офисном помещении, ее конструкции закладываются еще на этапе планирования офиса, для создания благоприятного микроклимата. До подписания договора аренды правильно будет проверить системы вентиляции и кондиционирования. Уточнить вопросы как происходит подача воздуха, его обмен и циркуляция, при наличии кондиционеров, узнать об их чистке и дезинфекции. Будет ли возможность настраивать подачу холодного воздуха точечно на конкретное место, зону.
Пожарная безопасность
Важным аспектом заселения в офис является пожарная безопасность. Во избежания непредвиденных ситуаций, необходимо проверить наличие установленной оповестительной сигнализации,датчиков тепла, дыма. Ознакомится с планом эвакуационных выходов, расположением огнетушителей, а также в дальнейшем провести инструктаж всем сотрудникам. Если все моменты уреулированы и не возникает множества вопросов, то смело можно подписывать договор.
Техническое обслуживание офиса
Новый офис это живой механизм, который ежедневно требует внимания, и затрачивает определенный ресурс. Для его поддержания необходимо наладить техническую составляющую (бесперебойную работу). В нее должны входить:
- Клининг (уборка после строителей, мойка окон, поддержание чистоты в период работы помещений и технических зон);
- Инженерные системы иметь в пригодном состоянии (канализация, водопровод, трубы, электричество, кабельна);
- Обслуживание оргтехники и канцелярии, осуществлять поставки необходимых вещей, инвентаря;
При вьезде в офис, такие пунткы не только экономят время, но большую сумму финансов, так как персонал уже набран на такие работы, и находится на содержании арендодателей.
Специальные зоны офиса
Офисное помещение обязательно зонируется. В первую очередь, отделяется зона санузла и технического помещения, также распологается котельная которая подает тепло. Как правило, первый этаж размещает кофейню, кафе или небольшой ресторан для сотрудников офисного помещения. Во время организации рабоено пространства, необходимо поинтересоваться у арендодателя о местах для курящих и не курящих людей. Где может распологаться кухонная зона, и гардеробная, тобы не было чувства то работники находяться в квартире, а не в офисе.
Серверная зона и безопасность
Выбирая новое помещение, следует выбрать место отдельное или комнату, где будет располагатся компьютер с постоянным доступом системного администратора. Комната должна быть сухой, не влажной, без дополнительных сооружений и конструкций. Также стоит обсудить с арендодателем возможность монтажа серверной мебели с сигнализацией и охраной.
Безопасность – еще один пункт договора аренды. Перед въездом в бизнес центр, следует изучить системы какими оснащено помещение на входе, насколько оперативно работает служба безопасности и достаточно ли она автоматизированна. Возможно ли установить систему контроля только для работников офиса, а также существуют ли внешние камеры наблюдения за зонами общего пользования и парковкой.
Снять офис и получить максимум
В целом, получить максимально комфортный офис со всеми техническими моментами на данный момент не так просто за небольшие деньги, но руководствуясь такими правилами можно взять максимум, ведь неучитывая их, эсплуатация может обойтись очень дорого:
- Оформление серверных;
- Обслуживание, работа кондиционеров и вентиляции;
- Организация техниеского обслуживания офиса;
- Постоянное наличие системы безопасности и охраны.
Критерии для выбора нового офиса помогут не только экономить финансы компании, но и время на устранения неполадок или отсутствия важных компонентов.
Комментарии